Der Arbeitsalltag im Büro ist geprägt von Ablenkungen: Oh, da sind neue E-Mails, die muss ich gleich mal lesen und bearbeiten. Oh, neue RSS-Feeds, die wollen gecheckt werden. Oh, da müsste ich kurz anrufen, das mache ich doch mal gleich. Meistens reagiert man, wird aus seiner Aufgabe gerissen, und kann eben genau diese am Ende des Tages leider so gar nicht fertigstellen.

Hilfe naht aus dem Feuilleton: Der Herr Schirrmacher malt nämlich in seinem neuen Buch das Schreckensbild Informationsgesellschaft an die Wand - oder so. Nein, ich habe das Buch noch nicht gelesen, konnte aber einem Interview, das er gegeben hat, entnehmen, dass er ... nun, sagen wir mal, die ständige Erreichbarkeit anprangert. Die Bereitschaft der Menschen, sofort auf ein »Ping« des E-Mail-Programms freudig - oder genervt - einzugehen, die Bereitschaft, immer und ständig ans Telefon oder Handy zu springen (es könnte ja wichtig sein), schlicht, die Bereitschaft, jede Information aufzunehmen und immer erreichbar zu sein. Selbst, wenn man nicht erreichbar sei, so meinte er sinngemäß, läuft der Informationsschub weiter, und das hat Homo informaticus immer im Hinterkopf.

Nun jaaaaa, muss ich da erwidern, und - ganz kleinstädtisch: Nee, is' ja richtig. ABER: Mensch ist immer noch mehr als die Summe seiner Gene, seiner wie auch immer gearteten, wie auch immer gewerteten, meiner Meinung nach zum großen Teil angedichteten Steinzeit-Vergangenheit. Ich sach nur Epigenetik. Das heißt: Der Mensch kann sich anpassen, gerade auch deswegen, weil's seine Gene können. Mein Fazit: Bei der uns überfordernden Informationsflut ist es nicht anders als mit dem angeblichen Recht des Stärkeren, der angeblich aus biologischer Sicht nachvollziehbaren Eifersucht oder dem angeblich logisch erklärbarem Patriarchat: Leudz, wir können uns anpassen - und zwar sofort, nicht erst nach Jahrtausenden.

Ich hatte vor, diesen Eintrag mit »Und was ich noch sagen wollte ...« zu überschreiben. Der geplante Zwischenruf geriet allerdings etwas aus dem Ruder: Anderthalb Papyrus-Seiten sind es geworden - da kann man mal sehen, wie wichtig ich das Thema finde. (Ganz Offtopic: Papyrus ist übrigens ein extrem empfehlenswertes Textverarbeitungsprogramm, gerade für Schreiberlinge). Interessant. Seeeeehr interessant. Klar, dass dieser Blogeintrag geteilt werden muss. Hier also Teil eins:

Zeitmanagement mit Outlook funktioniert richtig gut - nicht wegen Outlook, btw. Den Tag mit eine Aufgabensichtung zu beginnen und dann zu sehen: Was will ich heute auf jeden Fall erledigt wissen? Und was danach? Und was ... funktioniert. So gut, dass sich trotz vieler, vieler Aufgaben, die natürlich nicht alle an einem Tag erledigt werden können, das Gefühl einstellt: Du hast ja richtig was geschafft! Denn auch Dinge, die sonst eigentlich nie erledigt werden, aber mal angepackt werden müssten, kommen zum Zuge: Daten einpflegen, Posteingang entrümpeln, über Verbesserungen in der Organisation ernsthaft nachdenken, diese oder jene Kleinigkeit erledigen, diese oder jene Verbesserung umsetzen - was auch immer.

Gerade mal seit zwei Tagen arbeite ich so - und bin restlos begeistert. Wie's geht? Ganz einfach: Bevor man mit der Arbeit beginnt, schreibt man alle Aufgaben auf, die zu erledigen sind - und alle meint dabei alle (zumindest alle, die während des Aufschreibens im Gedächtnis aufblitzen).

Dann nummeriert man die ganze Chose: Was möchte/muss ich heute auf jeden Fall erledigt wissen, auch wenn der Himmel über mir einstürzt? Das ist dann die 1. Und danach? Das ist dann die 2. Die für den Tag unwichtigen Aufgaben bekommen, damit's nicht zu lang dauert, auch flugs mal 'ne 500 verpasst oder so. Wichtig dabei ist, auch eigentlich wichtige, aber nicht dringende Aufgaben nach vorne zu nehmen. Nicht alle, versteht sich, der ganze Tag steht ja nicht für Organisation oder Strukturierung zur Verfügung, aber mindestens eine, wenn nicht gerade eine absolute Stressphase ansteht.

Und siehe da: Das Wichtigste ist erledigt, und für - ein wenig - Einpflegen, Strukturieren und Organisieren für zukünftige Arbeitserleichterung ist auch noch Zeit. Toll, geradezu nachahmenswert!